Het gemiddelde werkeloosheidspercentage is al maanden vrijwel gelijk. Het ligt momenteel op slechts 3,9%, in sommige sectoren zelfs nog lager. We zien de verloopcijfers toenemen tot kritische hoogte, steeds meer mensen melden zich als ZZP-er, het verzuim loopt op en in een aantal belangrijke sectoren is de werkdruk zorgelijk hoog. Met andere woorden, de arbeidsmarkt staat onder spanning. We spreken op dit moment van een “werknemersmarkt” waarin je als werkgever verdraaid scherp moet zijn in elke stap van de employee journey.
In deze context kunnen we stellen dat onboarding belangrijker is dan ooit.
De uitdagingen met onboarding zijn overigens niet nieuw: variërend van ‘geen tijd’ en ‘beperkte middelen’ tot de misvatting dat het Darwiniaanse ‘Survival of the fittest’ voor natuurlijke selectie van de beste medewerkers zorgt.
Niets is minder waar: investeren in onboarding is juist noodzakelijk, al was het alleen maar om uiteindelijk tijd en middelen te besparen! Het recruitmentproces op zich is tijdrovend en duur. Laat staan het introduceren van nieuwe medewerkers in je organisatie. De investering in een goed gefundeerd onboardingprogramma betaalt zichzelf terug: het reduceert de tijd die je spendeert aan het recruiteren van nieuwe mensen, want het draagt bij aan het verlagen van het verloop en het vergroot de kans op een duurzame samenwerking. En, als kers op de taart, verhoogt het ook nog eens de productiviteit.
Onboarding is dus een noodzakelijk deel van de transitie van ‘een nieuwe medewerker’ naar ‘een medewerker die waarde toevoegt aan je organisatie’. Tijdens de eerste 90 dagen hebben je nieuwe aanwinsten zich te ontwikkelen van leren naar doen; in deze periode wordt het fundament gelegd voor toekomstig succes.
Het proces laat zich gemakkelijk in vijf concrete stappen verdelen:
- 0 dagen: Definiëren
- 0-30 dagen: Leren
- 30-60 dagen: Bouwen
- 60-90 dagen: Doen
- 90 dagen: Reflecteren
1. 0 dagen: Definiëren
Een van de belangrijkste fases van onboarding wordt maar al te vaak verwaarloosd en meestal domweg overgeslagen: het definiëren van de opdracht. Dit gaat verder dan een functieomschrijving. Het gaat namelijk over het resultaat: wat is het plaatje van succes? Wat is precies wat er opgeleverd moet worden en kun je het daarover eens zijn? Betrokkenheid, voldoening en geluk hangen vaak minder af van de omstandigheden waarin men werkt en meer van afgestemde verwachtingen en of ze worden waargemaakt.
2. 0-30 dagen: Leren
De eerste 30 dagen van onboarding gaan volledig over leren. Het maakt niet uit hoeveel ervaring iemand meebrengt; nieuwelingen moet eerst leren om vervolgens de job tot een goed resultaat te kunnen brengen. Hier gaat het 70:20:10-principe van leiderschapsontwikkeling op: 70% leer je door uitdagende projecten, 20% door coaching en 10% door een gestructureerd trainingsaanbod. Met andere woorden: 70% leer je on-the-job, maar om succesvol te worden heeft hij of zij daarbij ook gerichte coaching nodig, en pas als laatste eventueel formele training.
3. 30-60 dagen: Bouwen
Leren stopt zeker niet na de eerste 30 dagen, maar wordt vanaf nu gecombineerd met bouwen. In deze periode gaat iemand doelgericht relaties aan, creëert coalities, plukt het laaghangende fruit en legt de focus op het matchen van zijn/haar strategie aan de situatie, evalueert het team en formuleert de eerste stappen naar een succesvolle implementatie.
4. 60-90 dagen: Doen
In de laatste 30 dagen van een gestructureerd onboardingsprogramma is iemand in staat om een begin te maken met dingen doen. Fouten maken mag. Correctie, sommige fouten maken mag. Het is prima als er fouten worden gemaakt op basis van gemis aan (historische) informatie of gebrek aan expertise op een bepaald gebied. Het is niet goed wanneer er in deze periode nog geen gevoel is voor hoe er met elkaar wordt omgegaan of hoe passend te communiceren gegeven de situatie en de opdracht.
Let op: iemand zit in deze fase nog in z’n wittebroodsweken. Maar houding en gedrag mogen geen probleem vormen!
Deze ‘doe’-fase is het gemakkelijkste en minst complexe van het proces. Dit is waar mensen relaties en teams bekrachtigen, waar ze gaan van quick-wins naar lange-termijn resultaten, en evalueer je met elkaar of ze op de goede weg zijn.
5. 90 dagen: Reflecteren
Reflectie en evaluatie moeten altijd de laatste stappen van onboarding zijn. Dit is het moment om te kijken naar de kwaliteiten die iemand meebracht en waar iemand nog ontwikkeld kan worden. En vergeet ook niet de nieuwe aanwinst naar feedback te vragen over mogelijke verbeteringen in de relatie en voor de organisatie.
Elke fase van het onboardingproces is gefocust op bepaalde doelen die helpen je organisatie verder te brengen. We horen je denken: “dat klinkt allemaal heel mooi en logisch maar hoe krijg ik dat voor elkaar in mijn organisatie? Daar hebben wij het antwoord op. Wij bieden, naast ons succesvolle ’90-days kickstart programma’, maatwerk onboarding programma’s, workshops en transitiecoaching die naadloos ingepast kunnen worden in bestaande onboarding programma’s.
Meer weten?
Meer weten over hoe je onboarding in jouw organisatie kunt borgen, over ons 90-days kickstart programma en hoe je de transities in je organisatie écht kunt versnellen? Klik dan hier of neem contact met ons op via info@meerhrm.nl.